Как проводить деловое совещание

Многие предприниматели и руководители убеждены, что проводить деловые совещания пустая трата времени.

Успех или провал делового совещания зависит от того, что делается до него, во время него и после него.

Проведение деловых совещаний

У занятого руководителя 70% рабочего времени может уходить на деловые совещания, участники которых заняты преимущественно рисованием абстрактных рисунков, кофе и мыслями о том, чем они займутся по возвращении в свой офис.

Подготовка деловых совещаний

Готовиться к деловому совещанию нужно заранее ‐ это самое главное условие проведения эффективного, продуктивного собрания.
Чтобы по-настоящему подготовиться к деловому совещанию, проделайте следующее:

Определите цели делового совещания. Председатель должен очень четко поставить цели, доходчиво донести их до участников.

Составьте повестку дня делового совещания. Повестка дня – это простой перечень тем, которые будут обсуждаться, необходимый для того, чтобы собрание протекало в нужном русле. Повестка дня привносит в него порядок и логику, а председатель получает средство контроля, если участники делового совещания вдруг перейдут к обсуждению других тем.

Тщательно отбирайте участников делового совещания. Если вы хотите, чтобы каждый участник действительно внес свой вклад в дискуссию, в деловом совещании должно участвовать не более 12 человек.

Введите лимиты времени проведения делового совещания. Формальное деловое совещание должно быть ограничено по времени, о нем заранее нужно оповестить его участников. Кроме того, повестка дня должна предполагать определенный темп беседы.



Правильные предприниматели, руководители помогают своим сотрудникам во время деловых совещаний пользоваться важной информацией для решения организационных проблем.

Ведение делового совещания

Если председатель заранее подготовился к деловому совещанию, все пройдет ровно и гладко.
Кроме того, используя наши нехитрые советы, он может "вытащить" из участников максимум того, на что они способны и сделать деловое совещание еще более продуктивным:

Начинайте проводить деловое совещание вовремя. Кажется очевидным, но стоит повторить: не заставляйте занятых людей долго ждать. Начало встречи точно в указанное время имеет символическое значение, ибо напоминает ее участникам о важности дискуссии.

Попросите участников делового совещания отключить мобильные телефоны. Когда в процессе обсуждения у кого-то звонит мобильный телефон, легко сбиться с толку. Если на звонки по телефону отвечает сам председатель, у остальных участников возникает ощущение, что деловое совещание не слишком важно.

Изложите цель делового совещания и обсудите повестку дня. Начиная собрание, председатель четко излагает цели. Необходимо явным образом высказать, какие результаты должны быть достигнуты по окончании встречи.

Стимулируйте участников делового совещания на дискуссию. Хорошая встреча предполагает дискуссию. Если председатель хочет в одностороннем порядке сообщить какую-то информацию, ему следует разослать ее в письменном виде. Стимулирование активности участников собрания осуществляется с помощью определенных приемов:



Эффективными деловые совещания становятся не сами по себе: они результат продуманных, спланированных действий исполнителя главной роли, то есть председателя.
После делового совещания
После встречи необходимо подвести итог, сделать выводы и призвать участников делового совещания к действиям:
Закончите деловое совещание призывом к действию. Последним пунктом в повестке дня должно быть подведение итогов встречи (основных ее моментов). Необходимо убедиться, что каждый участник понял свое новое задание.

Последующие действия участников делового совещания. Передайте участникам протоколы делового совещания. В них вы можете перечислить ключевые договоренности, предложить график работ, о которых вы договорились. Начинайте готовиться к следующему собранию.


GF Веб-студия

Создание сайтов для общения с партнерами и клиентами

Заказать сайт

В начало

Менеджер интернет проектов

Марина Ромазанова - Менеджер интернет проектов. Создание корпоративных web сайтов, сайт-визиток, интернет-магазинов, презентаций. Оптимизация и поддержка сайта. Веб дизайн.